Vom Papier-Solisten zum Digital Enabler: Digitalen Wandel mitarbeiter­zentriert gestalten

Digital ist mittlerweile so gut wie jedes Unternehmen unterwegs. Wie stark der Digitalisierungsgrad ausgeprägt ist und welche Rolle dabei Daten spielen, variiert jedoch. Unternehmen, die hier das nächste Level erreichen wollen, stehen nicht nur vor der Herausforderung, passende Technologien einführen, Daten aufbereiten, Prozesse anpassen und Arbeitsplätze modernisieren zu müssen. Die Mitarbeiter:innen spielen bei all dem eine zentrale Rolle: Akzeptieren sie Neuerungen wie z. B. KI-gestützte Assistenten, automatisierte Prozesse und neue Collaboration-Tools nicht, verlaufen Digitalisierungsbemühungen auf Dauer im Sande. Erfolgreiche Strategien nehmen daher das Thema Change & Adoption Management von Anfang an mit auf die Agenda. Doch welche Maßnahmen erleichtern Mitarbeiter:innen den Wandel am besten? Da jeder Mensch andere Bedürfnisse hat und unterschiedliche digitale Fähigkeiten mitbringt, ist es wichtig, diese zunächst zu kennen. Erst dann lassen sich passende Maßnahmen ableiten. Zwei zentrale Kriterien sind die digitale Affinität und das Bedürfnis nach – realer oder auch virtueller – sozialer Interaktion. Auf Basis dieser beiden Ausprägungen lassen sich z. B. durch Umfragen die vier folgenden Digitalisierungstypen ermitteln.

1. Digitale Enabler

Mitarbeiter:innen, die sich bereits in digitalen Umgebungen zu Hause fühlen und durch soziale Interaktion noch produktiver arbeiten können, finden sich meist schnell in neuen Anwendungen und digitalen Prozessen zurecht. Durch ihre Expertise wissen sie die Vorteile der digitalen (Zusammen-)Arbeit zu schätzen. Meist reichen ihnen kurze Tutorials zu neuen Tools oder in den Anwendungen integrierte Hinweise zu Funktionen, um direkt einzusteigen. Zudem steckt in vielen von diesen Mitarbeiter:innen Multiplikator-Potenzial: Sie haben Spaß daran, schon in einer agilen Entwicklungsphase Input einzubringen, neue Lösungen als Key User zu testen und ihren Kolleg:innen zu erklären. Ihre Begeisterung kann sich so leicht auf andere übertragen und das Vertrauen in die Neuerungen stärken.

2. Autonome Digital-Profis

Bei Mitarbeiter:innen dieser Gruppe fehlt es ebenfalls nicht an technischer Expertise. Auch sie werden sich tendenziell schnell in die Funktionsweisen neuer Lösungen einfinden. Da sie ein weniger stark ausgeprägtes Bedürfnis nach sozialen Kontakten haben und sich neues Wissen lieber allein aneignen, sind konkrete Leitfäden, Fact Sheets und technisch orientierte Demo-Videos für sie als Change & Adoption-Maßnahmen besonders geeignet. Und auch diese Gruppe kann den Change-Prozess aktiv unterstützen: Sie findet z. B. Shortcuts, die anderen die Arbeit erleichtern, entdecken technisches Optimierungspotenzial und mögliche Lösungen dafür. Dieses Wissen kann unkompliziert bereitgestellt und genutzt werden, z. B. in Wikis oder FAQs. Damit das tatsächlich geschieht und Ideen mit allen geteilt werden, hilft eine gezielte, persönliche Ansprache dieser Mitarbeiter:innen.

3. Face-to-Face-Fans

Wer ein starkes Bedürfnis nach sozialer Interaktion hat und gleichzeitig mit digitalen Neuerungen weniger gut vertraut ist, profitiert auch bei der Einführung neuer digitaler Lösungen vom zwischenmenschlichen Austausch: Live-Schulungen, direkte Ansprechpartner und offene Sprechstunden – z. B. mit Kolleg:innen der ersten Gruppe – erleichtern ihnen den Wandel und vermitteln Sicherheit. In Zeiten hybrider Arbeitsmodelle lassen sich diese Maßnahmen zudem ebenfalls hybrid durchführen: Eine gewohnte Präsenzumgebung schafft Sicherheit, gemeinsame virtuelle Maßnahmen ermöglichen ein fehlerfreundliches, wertschätzendes Herantasten an neue Tools. Chat- und Telefon-Support sind weitere Möglichkeiten, diese Mitarbeiter:innen gezielt mitzunehmen und ihre digitale Kompetenz zu stärken.

4. Papier-Solisten

Mitarbeiter:innen, die bisher vorzugsweise auf analoge Prozesse und Papierdokumente gesetzt haben, stellt der Umstieg auf digitale Lösungen oft vor eine große Herausforderung. Wenn sie zudem am produktivsten für sich allein arbeiten, wirken Multiplikatoren und auf den persönlichen Austausch abzielende Maßnahmen weniger stark. Was diese Gruppe unterstützt, ist eine intensive und zugleich sensible, unaufdringliche Begleitung: On-Demand-Tutorials, Wikis und FAQs können diese Mitarbeiter:innen in ihrem eigenen Tempo nutzen. Zudem vermitteln Hintergrundinformationen zu Gründen, Ablauf und Auswirkungen von Veränderungen besonders dieser Gruppe Sicherheit und bauen eventuell bestehende Bedenken ab. Welche Befürchtungen sind mit der anstehenden Veränderung verbunden? Was brauchen diese Mitarbeiter:innen, damit sie sich nicht nur auf neue Prozesse und Lösungen einlassen, sondern diese in Zukunft auch gerne nutzen? Es lohnt sich, solchen Fragen gemeinsam auf den Grund zu gehen und den Wandel bewusst zu gestalten. Hier können auch persönliche Übergangsrituale helfen oder das Reflektieren mit einem neutralen Coach.

Den richtigen Maßnahmen-Mix finden

Ein erfolgreiches Change & Adoption Management setzt auf eine Mischung verschiedener Maßnahmen, welche die unterschiedlichen Gruppen entsprechend ihrer jeweiligen Kenntnisse und Bedürfnisse mitnehmen. Und es berücksichtigt noch weitere Faktoren, z. B. die Veränderungsbereitschaft von Mitarbeiter:innen, ihre individuelle Arbeitsplatzgestaltung, Teamzusammensetzungen u. v. m. Wichtig ist, Mitarbeiter:innen keine fertigen Lösungen überzustülpen. Sie sollten von Anfang an einbezogen und auch mit ihren Bedenken ernst genommen werden. Können sie den Wandel mitgestalten und erfahren Wertschätzung für ihre Ideen, ist die Chance auf Akzeptanz groß. Außerdem sollten Unternehmen bzw. Projektteams klar beantworten können, warum neue Lösungen und Prozesse eingeführt werden, wie der genaue Ablauf der Umstellung aussieht, welchen Einfluss all das auf die Arbeit von Einzelnen sowie Teams hat und welche Vorteile daraus resultieren können. Solche Fragen zu beantworten und geeignete Maßnahmen für Change & Adoption zu finden, gelingt mit einem neutralen Blick von außen oft noch leichter und gezielter. Dabei stehen die Consultants von Comma Soft gerne als Sparringspartner zur Verfügung – und bringen zudem Best Practices aus zahlreichen Projekten ein.

Wenn Sie sich Unterstützung bei der Einführung neuer Technologien und den damit verbundenen Change-Prozessen wünschen, stehen Ihnen die Expert:innen von Comma Soft gerne zur Seite. Hier können Sie Kontakt aufnehmen und sich in einem ersten unverbindlichen Gespräch beraten lassen.