Telefonie neu denken: Wenn das letzte On-Prem-Silo zur Belastung wird

Viele Unternehmen haben ihre Arbeitswelt längst modernisiert – nur die Telefonie steht oft noch außerhalb der eigenen M365-Architektur. Genau dort entstehen heute unnötige Kosten, Risiken und Komplexität. Höchste Zeit, das Thema strategisch einzuordnen.

In vielen Organisationen ist der Wandel zu hybriden Arbeitsmodellen längst vollzogen: Kommunikation, Kollaboration und Identitäten laufen zentral über Microsoft 365, Homeoffice ist Routine und die technische Basis dafür sorgt jeden Tag für verlässliche Zusammenarbeit. Nur ein Teil der Infrastruktur entzieht sich diesem Bild oft noch – die Telefonie.

Oft arbeitet sie noch in eigenen Systemen mit historisch gewachsenen Rufnummernstrukturen, lokaler Hardware und Spezialwissen, das im Tagesgeschäft kaum noch jemand sauber pflegen kann. Während die restliche M365-Welt dynamisch skaliert, automatisiert und sich an neue Sicherheitsanforderungen anpasst, bleibt die Telefonie ein Bereich, der ausgerechnet dort bremst, wo Unternehmen eigentlich Geschwindigkeit und Transparenz brauchen.

Genau an dieser Stelle stellt sich für viele IT-Verantwortliche eine strategische Frage: Wie lange lässt sich ein isoliertes TK-System noch rechtfertigen, wenn die übrige Kommunikationsarchitektur längst im Cloud-Betrieb angekommen ist? Spätestens wenn Wartungsverträge auslaufen, Geräte altersschwach werden oder neue Anforderungen entstehen, zeigt sich, wie dringend ein integrierter Ansatz gebraucht wird.

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Was Teams-Telefonie in einer modernen IT-Landschaft wirklich verändert

Microsoft Teams ist in den meisten Unternehmen längst der Knotenpunkt für Austausch, Zusammenarbeit und Identität. Telefonie an diese Plattform anzubinden, bedeutet deshalb vor allem eines: Die letzte Medienbruchstelle verschwindet und Kommunikation folgt wieder einem konsistenten Architekturprinzip.

In diesem Rahmen wird Telefonie auch zum zentralen Teil des Identitäts- und Sicherheitsmodells. Statt getrennten Benutzerverwaltungen und proprietären Berechtigungen laufen Richtlinien, Compliance und Zugriffskontrollen über die Mechanismen, die in der Organisation ohnehin etabliert sind. Das schließt eine Lücke, die viele erst bemerken, wenn sie Sicherheits- oder Audit-Anforderungen ganzheitlich betrachten.

Mit den Altlasten schwindet auch die Intransparenz: Klassische TK-Anlagen befinden sich häufig im technologischen Spätstadium: teilweise abgekündigt, teilweise nur durch Dienstleister wartbar, oft ohne klare Roadmap. Mit dem Schritt in die Teams-Telefonie endet der Betrieb einer separaten technischen Welt. Unternehmen reduzieren damit nicht nur Hardware, sondern vor allem die organisatorische Komplexität rund um Support, Monitoring und Verantwortlichkeiten.

In Zeiten hybrider Arbeit definiert sich Erreichbarkeit nicht mehr über feste Standorte, sondern über Identitäten. Mitarbeitende müssen ihre Rufnummer unabhängig vom Arbeitsort nutzen können – ohne Umwege über parallele Apps, Weiterleitungen oder VPN-Abhängigkeiten. Teams-Telefonie bringt die Festnetznummer dahin, wo die übrige Kommunikation längst stattfindet.

Je einheitlicher Unternehmen ihre Kommunikationsinfrastruktur aufbauen, desto verlässlicher funktioniert Administration, Skalierung und Governance. Teams-Telefonie wird damit zum Baustein, der die gesamte M365-Architektur stabilisiert.

Jochen Leppin, Senior Consultant Microsoft 365

Drei Wege zur Teams-Telefonie – und was sie architektonisch bedeuten

Unternehmen haben im Kern drei Optionen, um ihre Rufnummernwelt an Microsoft Teams anzubinden. Die Unterschiede liegen weniger in Funktionen als in Betrieb, Flexibilität und Integrationsgrad. Entscheidend ist daher nicht die Produktwahl, sondern die architektonische Frage: Wie viel Kontrolle, wie viel Delegation und wie viel Integration braucht das eigene Kommunikationsmodell?

1. Microsoft Calling Plans: Leitprinzip Einfachheit

Calling Plans sind der direkteste Weg in die Cloud-Telefonie. Microsoft stellt Rufnummern und Telefonie-Dienste bereit, der Betrieb läuft vollständig in der Microsoft-Infrastruktur.

Für Unternehmen ist dieses Modell vor allem dann attraktiv, wenn Komplexität keine Rolle spielen soll: keine eigenen Session Border Controller (eine Netzwerkkomponente, die verschiedene Rechnernetzen sicher koppelt, kurz SBC), keine lokale TK-Historie, keine speziellen Analoggeräte oder Standortabhängigkeiten. Der Preis dieser Einfachheit ist jedoch geringere Flexibilität bei der Carrier-Wahl, bestehenden Verträgen oder individuellen Routing-Konzepten.

2. Operator Connect: Delegieren ohne Kontrollverlust

Bei Operator Connect betreiben zertifizierte Telefonie-Anbieter den technischen Unterbau, inklusive SBC. Die Anbindung an Teams erfolgt direkt über deren Netzwerk, ohne dass Unternehmen eigene Infrastruktur betreiben müssen.

Dieser Weg eignet sich für Organisationen, die weiterhin mit etablierten Anbietern arbeiten möchten und Wert auf klar definierte SLAs legen – ohne sich selbst um die technische Basis kümmern zu müssen. Gleichzeitig bleibt genügend Flexibilität, um Sonderfälle oder hybride Wege abzubilden.

3. Direct Routing: Maximale Kontrolle bei komplexen Anforderungen

Direct Routing ist das Modell für Unternehmen, die eine heterogene TK-Landschaft besitzen oder vollständige Providerfreiheit benötigen. Mit einem eigenen – oder durch Dritte betriebenen – SBC lassen sich hybride Szenarien, Übergangsphasen oder Spezialfunktionen abbilden, die über Calling Plans oder Operator Connect nicht realisierbar wären.

Die höhere Flexibilität bringt naturgemäß mehr Verantwortung mit sich: Netzwerk, Routing, Sicherheitskonfigurationen und Notruflogik liegen in der eigenen Hand. Für viele IT-Abteilungen ist Direct Routing deshalb weniger eine Frage des Produkts, sondern ein strategisches Architekturstatement.

Wo Telefonie-Migrationen häufig scheitern

Telefonie ist in der Theorie ein klar umrissenes Thema. In der Praxis zeigt sich jedoch immer wieder, wie stark sie mit anderen Teilen der IT verwoben ist – von Identität über Netzwerkkonzepte bis hin zu Compliance-Anforderungen. Viele Migrationen scheitern nicht an Teams-Telefonie selbst, sondern an den Rahmenbedingungen, die im Projektverlauf sichtbar werden.

  • Portierungen sind ein Prozess mit festen Fristen, Abhängigkeiten und formalen Anforderungen. Verzögerungen entstehen oft nicht durch Technik, sondern durch unklare Vertragslagen, fehlende Dokumentation oder gewachsene Nummernblöcke, die über Jahre hinweg unstrukturiert ergänzt wurden. Wer hier zu spät ansetzt, erlebt Zeitdruck an der empfindlichsten Stelle des Projekts.

Telefonie-Migrationen optimal strukturieren

Teams-Telefonie ist kein isoliertes Technikprojekt. Es greift tief in Identitäten, Netzwerke, Compliance und Betriebsmodelle ein – und genau deshalb braucht es eine Struktur, die diese Abhängigkeiten von Anfang an berücksichtigt. Wir orientieren uns dabei an einem Vorgehen, das technische Fundamente, Governance und Nutzerrealität zusammenführt.

Jede Migration beginnt mit einer Analyse, die über die reine TK-Anlage hinausgeht. Wir betrachten Netzarchitektur, Bandbreiten, Routing, bestehende Carrier-Verträge, Identitätsmodelle in Azure AD und die Lizenzlandschaft in Microsoft 365. Das Ziel: alle technischen und organisatorischen Schnittstellen sichtbar zu machen – inklusive der Punkte, die sonst erst während des Projekts schmerzhaft auffallen.

Ein Zielbild, das in die Gesamtarchitektur eingebettet ist

Das Telefonie-Setup fügt sich dabei im Idealfall nahtlos in die Strategie und Sicherheitsarchitektur des Unternehmens ein. Unser Zielbild berücksichtigt daher nicht nur Zero Trust und Governance, sondern verankert die Telefonie tief in Ihren Prozessen und der gesamten Wertschöpfungskette. So wird Telefonie via Teams auch zum entscheidenden Treiber für Automatisierung und KI. So könnten Gesprächsprotokolle via Copilot direkt in Kommunikations- und Projektmanagement-Tools integriert werden, für automatisierte Workflows genutzt werden, Gesprächsinhalte an das CRM-System übertragen und Telefoniedaten in Reports dargestellt werden, zum Beispiel die Anzahl der Anrufe pro Team, durchschnittliche Gesprächsdauern, verpasste Anrufe und Rückrufquoten. Umgekehrt kann eine solche Integration schon relevante Informationen aus dem CRM bereitstellen, bevor Mitarbeitende den digitalen Hörer abnehmen: Bei welchem Unternehmen arbeitet der Anrufer und welche Produkte nutzt er bereits? Als dritte Option können solche Systeme nach dem Erstgespräch direkt die richtigen Gesprächsbäume vorschlagen, etwa für übliche Fehler oder oft gestellte Fragen.

So bleibt mehr wertvolle Zeit für den persönlichen Kundenkontakt und die Lösung komplexerer Probleme. Gleichzeitig bildet die Telefonie damit die ideale Brücke, um Technologien wie Microsoft Copilot gewinnbringend einzuführen. Wir schaffen also eine Lösung, die nicht nur den aktuellen Zustand abbildet, sondern Ihr Business langfristig intelligenter und effizienter macht.

Technische Umsetzung mit klaren Leitplanken

Erfolgreiche Telefonie-Migrationen beginnen selten im großen Maßstab. Pilotgruppen testen Bedienung, Sprachqualität, Endgeräte und Rufnummernlogik im echten Alltag. Parallel dazu entstehen Schulungsformate, kurze Lernmodule und klare Kommunikationslinien. Erst wenn Nutzung, technische Basis und Betriebsabläufe stabil sind, folgt das Rollout in die Breite – verbunden mit einem Betriebsmodell, das Verantwortlichkeiten sauber regelt.

Roadmap: Projekte wirklich steuerbar machen

Telefonie-Migrationen geraten selten wegen technischer Hürden ins Stocken. Die eigentlichen Stolpersteine liegen fast immer in falschen Annahmen, verspäteten Entscheidungen oder fehlender Transparenz über Abhängigkeiten. Eine klare Roadmap sorgt dafür, dass technische, organisatorische und betriebliche Schritte ineinandergreifen.

1. Bestandsaufnahme

Der erste Schritt schafft Klarheit: Netzarchitektur, Bandbreiten, Routing, Rufnummernblöcke, bestehende SBCs, analoge Systeme, Vertragslagen und die Lizenzsituation in Microsoft 365. Aus dieser Gesamtsicht entsteht ein realistisches Bild der Ausgangslage.

2. Entscheidungspfad

Ob Calling Plans, Operator Connect oder Direct Routing: Jede Option folgt einer architektonischen Logik. Wer früh entscheidet, wie viel Flexibilität, Kontrolle oder Delegation die eigene Organisation benötigt, gewinnt Planungssicherheit.

3. Technische Vorarbeiten

Netzqualität, QoS, Standortkonzepte, VPN-Abhängigkeiten, Identitätsmodelle, Rollen, Lizenzpakete und Compliance-Vorgaben müssen stehen, bevor ein Live-Betrieb realistisch ist. Das wirkt unscheinbar, entscheidet aber maßgeblich über die spätere Nutzererfahrung.

4. Pilotphase

Pilotgruppen zeigen, wie sich Telefonie im Alltag verhält: Verständlichkeit, Stabilität, Endgeräte, Rufnummernlogik, Erreichbarkeit. Hier werden Erwartungen abgeglichen, Bedienung geschärft und technische Feinheiten korrigiert.

5. Rollout & Betrieb

Sobald Technik und Nutzung stabil sind, folgt der schrittweise und strukturierte Rollout. Ein definiertes Betriebsmodell mit klaren Verantwortlichkeiten, Monitoring und Supportprozessen sorgt dafür, dass die neue Telefonie dauerhaft zuverlässig betrieben wird.

Telefonie ist kein Randthema mehr. Sie ist Teil der digitalen Kernarchitektur und wirkt direkt auf Sicherheit, Effizienz und Stabilität. Wer sie weiterhin isoliert betreibt, verschiebt Probleme nur nach hinten. Wer sie früh in Identitäten, Sicherheitsmodelle und hybride Arbeitskonzepte integriert, gewinnt Transparenz, reduziert Komplexität und schafft die Grundlage für eine Kommunikationslandschaft, die den nächsten Jahren gewachsen ist.

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