Best Practice: Maßgeschneiderte virtuelle Events bei Drees & Sommer
Für virtuelle Konferenzen, Messen und Events gibt es heute zahlreiche Software-Lösungen. Vielen fehlen aber wichtige Funktionen für Interaktion, Networking und Informationsaustausch – ganz zu schweigen von der Möglichkeit individueller Anpassungen. Drees & Sommer löst diese Herausforderung durch eine auf Microsoft 365 basierende Low-Code-/No-Code-Plattform.
„Im Rahmen der gemeinschaftlichen Zukunftsgestaltung bedarf es eines neuen Zusammenspiels und Wissenstransfers verschiedener Entscheider und Akteure. Dabei reicht es nicht aus, einfach nur Vorträge live zu streamen. Wir wollen bei unserer Themenreise unterschiedliche Sessions durchführen, bei denen vor, während und nach dem Event vertiefende Informationen bereitgestellt und zudem Interaktion und Networking ermöglicht werden“, sagt Marcel Roll, Projektmanager Business Transformation & Network Management bei Drees & Sommer.
Damit ist das Beratungsunternehmen nicht allein: 78 Prozent der Digitalunternehmen in Deutschland wollen laut Bitkom in Zukunft rein virtuelle Messen und Events ausrichten. Hybride Formate können sich 70 Prozent vorstellen. Vielen Software-Lösungen fehlen aber wichtige Funktionen, die für ein individuelles Event-Erlebnis sorgen, oder sie müssen aufwändig nachprogrammiert werden. Unternehmen wie Drees & Sommer nutzen daher eine zusammen mit Comma Soft und W&K Management entwickelte Event- und Netzwerklösung, die sich einfach und ohne Programmierkenntnisse an die Anforderungen der jeweiligen Veranstaltung anpassen lässt.
Zahlreiche Möglichkeiten für Networking und Interaktion
Die Event-Plattform basiert auf Microsoft 365 und bietet Teilnehmer:innen eine intuitive Usability, die sie bereits aus ihrer täglichen Arbeit mit Teams und SharePoint kennen. Für Veranstalter:innen ist die Plattform wie ein Content Management mit einfachen Tools und ohne Programmierkenntnisse bedienbar. Sie haben damit ganz neue Möglichkeiten, virtuelle Veranstaltungen zu gestalten:
Automatisiertes Eventmanagement
Gastgeber steuern Einladungen, Anmeldungen und die Benachrichtigungen dazu automatisiert. So reduzieren sie viel Aufwand und Teilnehmer:innen erhalten automatisch personalisierte Updates zum Event.
Interaktive Sessions
Workshops können interaktiv mit allen Teilnehmer:innen in einem virtuellen Raum stattfinden – auch als parallel laufende Sessions. Hier tauschen sich alle Beteiligten direkt über den Audio- und Video-Kanal miteinander aus. Bei größerem Publikum empfiehlt sich der One-way-Stream mit eingebettetem Chat für ein optimales Vortragserlebnis.
Komfortable Besucherführung
Damit Referent:innen und Teilnehmer:innen schnell zum richtigen Slot gelangen, führt die Plattform sie durch das Event. In einer individuell auf ihre Interessen abgestimmten Ansicht haben sie Zugriff auf ihre persönliche Agenda sowie Absprungmöglichkeiten zu Vorträgen, Workshops und weiterführenden Informationen. Die Agenda können sie im Vorfeld direkt in ihrem Kalender speichern und sie werden rechtzeitig an das Ende von Pausen und den Beginn neuer Vorträge erinnert.
Cleveres Networking
Was bei vielen virtuellen Events fehlt, ist der persönliche Austausch. Chats und Calls sind nur eine Möglichkeit, dies virtuell abzubilden. In die Plattform integriert sind darüber hinaus festgelegte oder zufällige Networking-Räume. Darüber kommen Teilnehmer:innen leichter miteinander in Kontakt – und fügen sich gegenseitig über verlinkte LinkedIn-Profile direkt zu ihrem Netzwerk hinzu.
Zentraler Informationszugriff
Weiterführende Informationen, aufgezeichnete Vorträge, digitales Gästebuch, Links zur Website von Sponsor:innen und vieles mehr finden Teilnehmer:innen auf der Plattform an einem zentralen Ort – vor, während und nach dem Event.
Individuelles Customizing
Wie das Design der Plattform aussehen soll und welche Funktionen zum Einsatz kommen, entscheiden die Veranstalter: Die Lösung lässt sich einfach an das Veranstaltungs- oder Unternehmens-CI anpassen.
Ganzheitlicher Ansatz – ganzheitliches Event-Erlebnis
„Das besondere an der Plattform ist, dass sie alle Anforderungen mit einer einheitlichen Lösung abdeckt. Das erleichtert uns das Eventmanagement und macht das Eventerlebnis für Teilnehmer:innen deutlich spannender“, fasst Marcel Roll zusammen.
Durch die einfache Anpassbarkeit sind zudem die verschiedensten Formate möglich: Eventreihen wie bei Drees & Sommer, Konferenzen im wissenschaftlichen Umfeld wie bei der WHU – Otto Beisheim School of Management und vieles mehr. Wenn Sie die Plattform ebenfalls für Ihre digitalen Veranstaltungen nutzen möchten, kontaktieren Sie uns gerne!