Expert-Talk: „Mensch, Technik, Mindset: Das sind die 3 Pfeiler des Digital Workplace“

Du leitest den Bereich „Digital Workplace“ bei Comma Soft. Was steckt hinter dem Begriff und welche Bedeutung hat er aktuell für Unternehmen?

Vereinfacht gesagt geht es um die Digitalisierung des Arbeitsplatzes. Diese hat in den letzten zwei Jahren einen enormen Schub bekommen. Das ist – so traurig es klingen mag – ein positiver Effekt der Corona-Pandemie. Von heute auf morgen war plötzlich das Arbeiten aus dem Homeoffice möglich. Das wäre in den meisten Unternehmen vorher undenkbar gewesen: Es fehlte an der nötigen Technik, aber vor allem auch am Mindset, dass Remote-Work funktionieren kann, wenn man seinen Mitarbeiter:innen Vertrauen entgegenbringt und sie bei diesem Change-Prozess von Anfang an mitnimmt. Für mich sind Mensch, Technik und Mindset die drei Pfeiler, auf denen ein digitaler Arbeitsplatz beruht. All das musste sich notgedrungen in kürzester Zeit entwickeln. Heute sehen wir, dass damit nicht nur ein Beitrag zur Gesundheit geleistet wurde, sondern noch viele weitere Vorteile entstanden sind: Unternehmen können remote oft schneller Abstimmungen mit Geschäftspartnern erzielen, weil Geschäftsreisen zu Meetings entfallen. Viele Mitarbeiter:innen arbeiten im Homeoffice produktiver und sind zufriedener, weil sie jetzt mehr Flexibilität haben. Und zudem haben so manche Unternehmen die Chance genutzt und ihre Prozesse auf den Prüfstand gestellt, verschlankt und verbessert. Man darf auch nicht vernachlässigen, welchen Einfluss all das auf unsere Umwelt und den Klimaschutz hat.

Wie wirkt sich das digitale Arbeiten auf die Umwelt aus?

Offensichtlich ist, dass wir durch digitales Zusammenarbeiten über Collaboration-Tools viele Fahrtwege einsparen können. Was aber auch ein wichtiger Aspekt ist, sind Cloud-Infrastrukturen, auf die immer mehr Unternehmen im Zuge der digitalen Transformation setzen. Für eine Organisation steht vielleicht zunächst der Kostenfaktor im Vordergrund, weil sie keine eigenen Rechenzentren mehr betreiben muss und flexibel skalieren kann. Die Cloud-Nutzung reduziert aber auch den CO2-Fußabdruck: Hardware, Stromversorgung, Kühlung – all das fällt bei On-Premises-Lösungen ja für jedes Unternehmen an. Durch die Cloud teilt man sich sozusagen die Infrastruktur und nutzt wirklich nur, was man gerade benötigt. Dazu kommt, dass gerade große Cloud-Anbieter vermehrt auf erneuerbare Energien setzen und die Energieversorgung ihrer Rechenzentren mit KI und Machine Learning optimieren. Das spart in Summe Emissionswerte ein und ist mit Blick auf die regulatorischen Forderungen zur Nachhaltigkeit für Unternehmen heute relevanter denn je.

Das klingt alles positiv. Es gibt aber auch Bedenken, dass sich Remote-Arbeit negativ auf uns Menschen auswirkt. Wie siehst du das?

Aus meiner Sicht ist es Aufgabe der Führungskräfte, darauf zu achten, dass sich Teams nicht entfremden und niemand abgehängt wird. Gerade bei Kolleg:innen, die allein wohnen und viel im Homeoffice arbeiten, und auch bei den eher introvertierten Mitarbeiter:innen. Digitales Führen will gelernt sein, das ist auch eine Umstellung für die Führungskräfte. Dass es möglich ist, sehe ich jeden Tag bei Comma Soft. Vollkommen ersetzen lassen sich „echte“ Kontakte aber nicht. Mit hybriden Arbeitskonzepten können Unternehmen hier einen gesunden und zugleich wirtschaftlichen Mittelweg finden. Dafür müssen wir aber auch attraktive Konzepte erarbeiten und eine Motivation für Mitarbeiter:innen schaffen, freiwillig ins Büro zu kommen. Das umfasst den gelebten Teamspirit, der mich ins Büro zu den Kolleg:innen zieht, sowie die technische Ausstattung, die ein flexibles Wechseln des Arbeitsorts erlaubt. Genau dabei unterstütze ich unsere Kunden mit meinem Team.

Wie geht ihr vor, wenn ihr die Voraussetzungen für digitales und hybrides Arbeiten schafft?

Unsere Arbeit umfasst die Konzeption, das Design und das Zurverfügungstellen geeigneter digitaler Lösungen für einen modernen Arbeitsplatz, der Produktivität und Zusammenarbeit optimal unterstützt – im Büro, im Homeoffice und bei hybriden Arbeitsmodellen. Das beinhaltet das Ausrollen aller denkbaren Endgeräte wie PC, Laptop, Tablet und Smartphone sowie den Zugriff darüber auf alle für die Nutzer:innen relevanten Daten. Dazu kommen unterstützende automatisierte Workflows, die bei repetitiven Aufgaben entlasten, smarte Assistenten, die Informationen über verschiedene Anwendungen hinweg zusammenführen, und Collaboration-Tools für den ortsunabhängigen Austausch. Dabei ist der Sicherheitsaspekt nicht zu unterschätzen: Wie können Daten vor Fremden geschützt werden, ohne die Arbeitsabläufe zu stören? All das gilt es zu bedenken und in Einklang zu bringen. Neben der ganzen Technik darf man aber auch nicht die Menschen außer Acht lassen. Darum unterstützen wir Unternehmen auch beim Thema Change & Adoption Management. Am Ende wollen wir unsere Kunden und deren Mitarbeiter:innen dazu befähigen, dass sie mit dem Digital Workplace ihr volles Potenzial nutzen und zugleich ihren individuellen Bedürfnissen gerecht werden können.

Werfen wir einmal einen Blick auf deinen eigenen Arbeitsplatz: Wie sieht der aus? Ist das auch ein Digital Workplace?

Auf jeden Fall! Mein Arbeitsplatz ist hybrid: Ich habe ein modern ausgestattetes Homeoffice mit drei Bildschirmen, externer Kamera und einen höhenverstellbaren Schreibtisch. Hier kann ich sehr konzentriert arbeiten. All diese Mittel bin ich auch bei der Arbeit im Büro bei Comma Soft gewohnt, wo ich sehr gerne hinkomme, um mich mit Kolleg:innen in Präsenz zu treffen. Denn trotz unserer Collaboration-Tools, mit denen wir ortsunabhängig sehr gut zusammenarbeiten können, hat der Austausch in Präsenz doch eine andere Qualität. Wir haben dafür mit unserem Co-Creation Campus ein eigenes Raumkonzept, welches Kreativität und Innovation in der Zusammenarbeit räumlich unterstützt. Das bedeutet unterm Strich, dass ich in der Auswahl meines Arbeitsortes und meiner Arbeitszeiten sehr frei und flexibel bin. Und das gilt nicht nur für mich als Führungskraft: Unsere Unternehmenskultur ist darauf ausgelegt, dass alle Mitarbeiter:innen diese Option frei nutzen können. Wir bekommen das Vertrauen entgegengebracht, dass wir selbst am besten wissen, zu welcher Zeit und in welcher Umgebung wir am produktivsten arbeiten können. Diese Erfahrung motiviert mich wiederum, den Digital Workplace auch bei anderen Unternehmen technisch und kulturell zu etablieren, damit sie noch kreativer und innovativer werden können.

Wie wichtig sind Innovation und Kreativität für dich in Bezug auf den Digital Workplace? Welche Entwicklungen werden hier noch auf uns zukommen?

Die Digitalisierung entwickelt sich, wie wir alle wissen, extrem schnell weiter. Was heute Anforderungen und Neuerungen sind, wird morgen schon wieder durch einen neuen Trend überholt. Deshalb finde ich es wichtig, dass wir immer sehr nah am Puls der Zeit arbeiten. Was sind aktuelle Trends und Innovationen? Welche neuen Technologien gibt es und wie verändern sich die Bedürfnisse der Menschen in Bezug auf Arbeit, Mediennutzung und Work-Life-Balance? Gleichzeitig sollte keine Lösung übergestülpt werden, nur weil sie gerade Trend ist. Mein Team und ich schauen uns die Anforderungen, die bestehende IT-Landschaft und die Unternehmenskultur unserer Kunden sehr genau an, bevor wir Lösungen empfehlen. Sie müssen zum Unternehmen, der Branche und dem Mindset passen, damit sie funktionieren. Das erfordert von mir, stets neugierig, feinfühlig und unvoreingenommen zu sein, was für mich meinen Beruf im Consulting auch so spannend und abwechslungsreich macht.

Haben Sie Fragen, wie Sie die Arbeitsplätze in Ihrem Unternehmen weiter modernisieren und optimieren sowie das Thema Change Management bestmöglich gestalten können? Sprechen Sie gerne mit Ayda Stommel und tauschen Sie sich zu aktuellen Trends und Lösungen aus.