5 Gründe, warum CFOs auf autonome Prozesse setzen

Beim Wort autonom drängt sich das Bild von selbstfahrenden Fahrzeugen geradezu auf: Der Wagen muss nicht mehr von Menschenhand gesteuert werden, findet selbstständig das Ziel, erkennt auf dem Weg dorthin Hindernisse und trifft die notwendigen Entscheidungen, um sie optimal zu umfahren. Die Passagiere können während der Fahrzeit ungestört andere Dinge tun, z. B. an Meetings teilnehmen oder den letzten Quartalsbericht durchgehen. Dieses Ziel ist zwar noch nicht ganz erreicht, die Technik entwickelt sich aber erkennbar in diese Richtung.

Warum sollte man das Prinzip nicht auch auf Geschäftsprozesse übertragen? Analystenhäuser wie Gartner sprechen bereits von Autonomous Finance–Prozessen und Forscher:innen der RWTH Aachen untersuchen ganz konkret, wie Machine Learning (ML) und Automatisierung selbstlernende, autonom agierende Prozesse ermöglichen können.

Von manuell bis autonom: Grade der Prozessautomatisierung

Autonome Prozesse gehen weit über automatisierte Workflows und Robotic Process Automation (RPA) hinaus, da sie nicht nur wiederkehrende Abläufe automatisieren, sondern selbstständig Entscheidungen treffen und immer mehr hinzulernen. Bei unvorhergesehenen Absatzschwankungen können sie bspw. autonom die notwendigen Anpassungen in der Einkaufsplanung vornehmen und Empfehlungen zum Staffing und zum Erschließen neuer Absatzmärkte vorlegen. Mit entsprechenden ML-Lösungen und Daten lassen sich solche Szenarien bereits technisch umsetzen. Das heißt nicht, dass die Maschinen die absolute Entscheidungsgewalt erhalten sollen. Das würde den Grundlagen der Digitalen Ethik widersprechen, insbesondere wenn es z. B. um Personalfragen geht. Allerdings können autonome Prozesse die Entscheidungen in einem festgelegten Rahmen optimal vorbereiten: Bei Unternehmensplanung, Forecasting und Anpassungen von Budgets ist die Autonomie z. B. häufig möglich. Daraus ergeben sich vielerlei Vorteile für Finanzchefs:

1. Autonome Prozesse schaffen Zeit für strategische Antworten

Die seit der Pandemie und der Ukrainekrise volatilere Wirtschaftslage steigert die Relevanz einer schnellen Reaktionsfähigkeit. Die Unternehmensplanung muss nahezu in Echtzeit angepasst werden können, neue Märkte und Geschäftsmodelle sollen rasch erschlossen werden, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Automatisierte Prozesse beschleunigen hier bereits viele Abläufe, benötigen aber nach wie vor viel menschliche Steuerung, gerade bei Entscheidungen. Bei autonomen Prozessen können Machine Learning- bzw. KI-Lösungen im Rahmen der definierten Szenarien die Steuerung übernehmen und automatisiert die nächsten Schritte einleiten, z. B. bei Freigaben, beim Prüfen von Risiken, bei der Betrugserkennung u. v. m. Mit solchen selbstlernenden, autonomen Prozessen entfällt noch mehr manueller Aufwand. Auch die Fehlerquote und die damit verbundene Nacharbeit reduziert sich, Compliance und Risk Management können einfacher werden.

Dadurch haben CFOs mehr Zeit, um sich auf die Weiterentwicklung ihres Bereichs und des gesamten Unternehmens zu konzentrieren und Antworten auf strategische Fragen zu finden. Für diese Antworten sind wiederum die Erkenntnisse aus den datengestützten, selbstlernenden Prozessen eine gute Grundlage, um valide Entscheidungen zu treffen.

2. Daten bringen Transparenz auf allen Ebenen

Für die Unternehmensplanung sowie für Planung & Controlling in einzelnen Bereichen sind Daten unverzichtbar. Automatisierte und zugleich daten- und KI-gestützte Prozesse greifen auf diese Daten zurück, werden durch sie trainiert und stellen die daraus gewonnenen Erkenntnisse dort bereit, wo sie in den Geschäftsprozessen benötigt werden. CFOs erhalten jederzeit einen aktuellen, in Dashboards visualisierten Überblick über die Entwicklung von z. B. Kosten, Durchlaufzeiten und Ressourceneinsatz sowie Empfehlungen, wo weiteres Optimierungspotenzial liegt. Das ist nicht nur für die weitere Planung wichtig, sondern zeigt auch auf, welche Entwicklungspotenziale sich für das Unternehmen als Ganzes bieten.

Aktuell erfordert zudem das Thema ESG (Environment, Social & Governance) eine Umstellung im Reporting, um die Anforderungen der EU zu erfüllen. Hierfür können autonome Prozesse die KPIs liefern und gleichzeitig anzeigen, an welchen Stellschrauben gedreht werden sollte, um konkrete Optimierungen zu erreichen.

3. KI verhilft zu größerer Planungssicherheit

Interessant werden selbstlernende Prozesse auch, wenn es ums Forecasting geht. Aus den Daten der bisherigen Geschäftsentwicklung sowie weiteren externen Daten, z. B. aus Lieferantenportalen und Marktforschungsstudien, lassen sich Prognosen für verschiedenste Szenarien erstellen: von gestiegener Nachfrage über Absatzrückgänge bis hin zu saisonalen Schwankungen können Prognosen für Umsatz, Absatz, Einkauf, Produktion, Personalbedarf und viele weitere Bereiche getroffen und in Abhängigkeit zueinander gesetzt werden. Das ermöglicht ein flexibles Steuern, bei dem die Auswirkungen auf alle Unternehmensbereiche direkt mitberücksichtigt werden. Vorkehrungen wie z. B. der Vertriebsangang neuer Zielgruppen, die Optimierung von Lagerbeständen aber auch die Skalierung von Fachanwendungen und Lizenzen innerhalb der IT-Landschaft lassen sich so frühzeitig planen und im Bedarfsfall schnell umsetzen.

4. Autonome Prozesse stärken die Mentor:innen-Rolle der CFOs

Neben dem Berichtswesen verfügen CFOs über tiefgreifendes Wissen in den Bereichen IT, Recht, Personalwesen und Einkauf sowie über die Fähigkeit, Veränderungsprozesse zu steuern. Haben sie dafür eine valide Datenbasis und die nötige Datenkompetenz, sind sie zudem Mentor:innen für andere Bereiche und das übrige Management: Als strategische Business Partner und Weichensteller inspirieren sie und zeigen neue Wege auf, auf denen sich das Unternehmen weiterentwickeln kann, verzahnen Bereiche und fördern die digitale Transformation und Kompetenz auf allen Ebenen. Autonome Prozesse im Finanzbereich haben dabei eine Leuchtturm-Funktion: Die hier durch KI und Daten erreichten Optimierungen lassen sich auch auf andere Unternehmensbereiche übertragen – und CFOs, die sie bereits nutzen, haben das Erfahrungswissen für den unternehmensweiten Roll-out.

5. Weitblick hilft beim aktiven Mitgestalten der Unternehmenskultur

Transparenz, strategischer Weitblick, digitaler Wandel: All das hat Einfluss auf die Arbeitsweise der Mitarbeiter:innen und die Kultur eines Unternehmens. CFOs, die auf autonome Prozesse setzen, tragen aktiv dazu bei, diese Kultur mitzugestalten. So werden z. B. Mitarbeiter:innen von monotonen manuellen Aufgaben entlastet und können mithilfe der datengestützten Erkenntnisse und Empfehlungen noch selbstständiger arbeiten. Das schafft Freiraum für alle, um Prozesse weiter zu verschlanken und Innovationen voranzubringen – welche das sein können, darüber geben neben dem Erfahrungswissen die ausgewerteten Daten Aufschluss. Letztendlich greift so alles ineinander.

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