Hybrid Workplace: Die Chance im Next Normal

„New“ ist die gegenwärtige Situation für uns schon lange nicht mehr. Wir sind längst im „Next Normal“ angekommen. Arbeiten im Homeoffice, gezielt ausgewählte Präsenz-Meetings, virtueller Kontakt zu Kolleg:innen, Kunden und Geschäftspartnern: All das gab es schon vor der Pandemie, in den letzten zwei Jahren ist es selbstverständlich geworden. Obwohl immer mehr Unternehmen digital nachgezogen und mobiles Arbeiten ermöglicht haben, sehen sich viele weiterhin in einer Übergangssituation. Laut Bitkom wollen 45 % der befragten Unternehmen die Maßnahmen teilweise und 27 % sogar komplett rückgängig machen, wenn die pandemische Lage es zulässt. Das ist ein Rückschritt und ein Festhalten an alten Strukturen, was Innovation und Zukunftsfähigkeit entgegenstehen kann.

Homeoffice bringt mehr Vor- als Nachteile

Was spricht eigentlich gegen die Arbeit im Homeoffice oder an jedem anderen frei wählbarem Ort? Beispielsweise hat das Fraunhofer FIT dazu in seiner Langzeitstudie folgende Aspekte herausgefunden:

• Der spontane Austausch mit Kolleg:innen und physische Nähe fehlen
• Kreatives und innovatives Zusammenarbeiten ist virtuell weniger ergiebig
• Weniger technikaffine Menschen kommen nicht so gut zurecht
• Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie wird je nach Wohn- und Schulsituation erschwert

Dagegen zeigt die Studie aber auch Faktoren, die für Homeoffice sprechen:

• Der professionelle Informationsaustausch funktioniert ähnlich gut wie im Büro
• Die Produktivität Einzelner ist im Homeoffice mindestens genauso gut wie im Office
• Kollaborative Tools unterstützen die täglichen Arbeitsroutinen mittlerweile sehr gut
• Die Mitarbeiter:innen sind zu 80 % mit der Homeoffice-Situation zufrieden

Obwohl es je nach Studieninterpretation genauso viele Vor- wie Nachteile gibt, scheinen letztere viele Unternehmen von einer dauerhaften Umstellung auf mobiles Arbeiten abzuhalten. Stellen wir uns vor, dass sie die technischen und organisatorischen Schwachstellen beheben könnten: Die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen würde weiter steigen und Raum für mehr Motivation, Engagement und Kreativität schaffen – alles Voraussetzungen für ein resilientes, zukunftsfähiges Unternehmen, das im „Next Normal“ handlungsfähig bleibt. Was können Unternehmen tun, um dieses Potenzial zu heben?

Hybrid ins Next Normal

Das Leben ist nicht schwarz-weiß. Warum sollte es die Entscheidung für oder gegen Homeoffice sein? Flexible Arbeitsmodelle bieten eine ganze Bandbreite an Möglichkeiten, die den Anforderungen und Erwartungen von Mitarbeiter:innen, Vorgesetzten und Unternehmen gerecht werden. Entscheidend ist es allerdings, sich einmal gründlich mit dem Thema „Hybrid Workplace“ auseinanderzusetzen und ein ganzheitliches Konzept zu entwickeln, das die Bedürfnisse aller Beteiligten bestmöglich abdeckt. Was ist bei so einem holokratischen Ansatz zu berücksichtigen? Hier ein paar ausgewählte Punkte, deren Erfolg ich aus meiner eigenen Arbeit bei Comma Soft bestätigen kann, wo wir sie bereits umsetzen:

Moderne IT-Infrastruktur: An diese denken viele Unternehmen zuerst. Neben mobilen Devices brauchen Mitarbeiter:innen Zugriff auf alle für ihre Arbeit relevanten Daten und auf das Firmennetz – sofern es noch nicht in der Cloud läuft. Diesen Schritt in Richtung Digitalisierung sind die meisten Unternehmen recht schnell gegangen. Was in der Eile der ersten Pandemie-Monate oft hintenüber fiel, waren dagegen die Sicherheitsaspekte. Hier erleben wir gerade ein Erwachen und Nachziehen, das mit Investitionen und Aufwand verbunden ist. Wer aber einmal den Grundstein gelegt hat, hat aus IT- und Security-Sicht keinen Grund mehr, mobiles Arbeiten wieder komplett abzuschaffen – und kann flexible, hybride Optionen bieten.

Ortsunabhängige Zusammenarbeit: Collaboration-Tools, wie z. B. Microsoft 365 sie bietet, unterstützen die ortsunabhängige Kommunikation und Zusammenarbeit bestens. Workflows lassen sich anpassen, durch Automatisierung sogar vereinfachen und beschleunigen. Unternehmen, die darauf bauen und gleichzeitig ihre Daten KI-gestützt auswerten, schaffen effiziente Geschäftsprozesse, entlasten Mitarbeiter:innen und reagieren flexibler auf die ständig veränderten Marktanforderungen. All das hilft nicht nur beim Ermöglichen mobiler Arbeitsplätze. Es macht Unternehmen dauerhaft zukunftsfähig.

Mit Vertrauen führen: Woran Homeoffice erfahrungsgemäß am ehesten scheitert, ist nicht die fehlende Technik. Es ist das Vertrauen, das so mancher Führungskraft noch fehlt. Gehen wir wirklich davon aus, dass Mitarbeiter:innen im Homeoffice die Füße hochlegen? Die letzten Monate haben das Gegenteil bewiesen. Menschen streben von Natur aus danach, sich selbst zu verwirklichen und sich erfolgreich zu erleben. Können sie das in ihrem Beruf, besteht kein Grund zur Sorge. Hier sind Führungskräfte gefragt, mehr Vertrauen in ihre Teams zu setzen. Regelmäßiges fachliches und persönliches Feedback auf Augenhöhe sowie das Fördern von Verantwortungsübernahme sind auf Dauer hilfreicher als Mikromanagement – im Homeoffice wie auch im Büro.

Spürbarer Teamspirit: Der Plausch an der Kaffeemaschine, die gemeinsame Weihnachtsfeier – solche sozialen Kontakte mit Kolleg:innen sind nicht komplett virtuell ersetzbar. Gemeinsame virtuelle Events wie regelmäßige Coffee-Talks, Lunch-Times und Unternehmensfeiern helfen allerdings, die Verbindung in Zeiten mit Abstandsregelung aufrechtzuerhalten. Wenn die Situation es erfordert, sind hybride Veranstaltungen ebenfalls besser, als auf alle Zusammenkünfte zu verzichten. Und denken wir an Kolleg:innen und Geschäftspartner, die weite Anreisewege haben: Sie können hybrid auch zu „normalen“ Zeiten bei ihrem Team sein. Dabei ist es aber ratsam, diese Events von den alltäglichen fachlichen Meetings abzugrenzen, ihnen echten Event-Charakter zu verleihen. Kreative Ideen sind gefragt – und lassen sich mit kollaborativen Tools komfortabel umsetzen.

Gesunde Work-Life-Balance: Eigentlich sollten Mitarbeiter:innen durch Remote Work Privatleben und Beruf besser unter einen Hut bringen können. Wenn ihnen dies aufgrund ihrer Wohn- und Familiensituation nicht möglich ist, brauchen sie den Rückhalt durch ihr Unternehmen. Möglichkeiten gibt es genug: Coaching-Angebote für schwierige Situationen, Achtsamkeits- und Gesundheitskurse oder einfach ein offenes Ohr in HR und Management.

Individuelle Lösungen statt einheitlicher Schablone

Die hier genannten Punkte sind zugegeben längst nicht alle. Ein ganzheitlicher Hybrid-Work-Ansatz erfordert Zeit und will wohlüberlegt sein. Aus meiner Erfahrung kann ich nur empfehlen, genau hinzuhören, was Mitarbeiter:innen brauchen und diese Anforderungen mit der Unternehmensstrategie in Einklang zu bringen. Auch ein neutraler Blick von außen ist oft hilfreich, wenn das eigene Unternehmen ganzheitlich durchleuchtet und neu aufgestellt werden soll. Der Aufwand lohnt sich. Fernab von eingesparten Kosten, etwa durch wegfallende Raummieten oder Fahrtwege, bewirkt hybrides Arbeiten etwas viel Wichtigeres: Zufriedene Mitarbeiter:innen, die mehr Raum für Kreativität finden und so das gesamte Unternehmen motiviert und innovativ weiterbringen.

Benjamin Schulte verantwortet als COO von Comma Soft neben der Unternehmens­strategie, deren Umsetzung sowie zahlreichen Kundenprojekten auch sämtliche Personalthemen von Recruiting bis Personalentwicklung. Wenn Sie sich mit ihm über Konzepte und Lösungen für hybride Arbeitsmodelle austauschen möchten, melden Sie sich gerne unter: +49 228 9770-0 oder über unser Kontaktformular.