Microsoft 365 Copilot – Sind Ihre Daten „ready for takeoff”?

Die KI-Turbinen sind gestartet, in ihrem Inneren dröhnt der kraftvolle Azure OpenAI-Motor. Im hinteren Teil der Kabine herrscht noch etwas Betriebsamkeit, bis wirklich alle Passagiere ihre Plätze gefunden haben, die Anschnallzeichen leuchten auf. Und im Cockpit stellen Sie schließlich als Kapitän:in dem Copilot die Frage: „Kannst du mir bitte auf Basis unserer letzten Projektbesprechung in Teams eine PowerPoint-Präsentation mit den wichtigsten Status-Updates erstellen?“

So oder so ähnlich könnte er in Zukunft aussehen, der Einstieg in den Arbeitstag. Mit Microsoft 365 Copilot hat Microsoft im November 2023 einen neuen Service auf den Markt gebracht, welcher nach eigenen Aussagen „die Kreativität, Produktivität und die eigenen Fähigkeiten der User steigern“ soll. Durch die Nutzung von Generativer Künstlicher Intelligenz hilft Ihnen Copilot in Echtzeit u. a. bei der Erstellung und Verbesserung von Dokumenten, Präsentationen oder E-Mails – basierend auf den Daten Ihres Unternehmens. Copilot berücksichtigt dabei immer verschiedene Aspekte des konkreten Kontexts, wie zum Beispiel das Thema, den Stil, die Zielgruppe und auch die Qualität der Inhalte. Der große Vorteil im Vergleich zu anderen GenAI-Tools ist die direkte Integration des Large Language Models (LLMs) von ChatGPT in das Microsoft 365-Ökosystem. Apps wie Word, Excel und PowerPoint sowie Outlook und Teams können Ihre Anfragen und die daraufhin durch die KI generierten Informationen direkt aufgreifen und in „digitale Artefakte“ umsetzen. Aber auch weitere Services, z. B. aus dem Bereich der Prozessautomatisierung oder für die Inhaltserstellung im Kontext der Unternehmenskommunikation, verfügen jetzt über den virtuellen Copilot. Und all dies erfolgt innerhalb der etablierten Sicherheits- und Compliance-Funktionalitäten Ihres unternehmenseigenen Microsoft 365-Tenants.

Macht Microsoft Copilot uns überflüssig?

Nein, denn genau wie im regulären Flugverkehr obliegen weiterhin dem Piloten, also uns Anwender:innen, die finalen Entscheidungen. Im digitalen Fall verbirgt sich hier also die Bewertung, ob der Copilot die relevanten Informationen gesammelt und diese richtig miteinander in Verbindung gebracht hat. Ist das Ergebnis stimmig, wurde alles bedacht? Und erst wenn alles geprüft wurde, erfolgt die Freigabe zum Start.

Ready for Takeoff? Machen Sie den Check!

Aber was genau sollte man prüfen? Die Bereitstellung von Copilot ist im Vergleich zu anderen Microsoft 365-Diensten vergleichsweise einfach. Nur wenige technische Vorbereitungen sind von der IT zu erledigen. Dann werden den Anwender:innen noch entsprechende Lizenzen zugewiesen und schon ist das „Flugzeug“ theoretisch startklar. Doch wie bei einem echten Flug müssen vor dem Start noch die letzten Organisations- und Sicherheitsinstruktionen erfolgen.

Die Nutzung und der Nutzen von Copilot hängen stark von der Qualität und Organisation Ihrer Daten ab. Copilot verwendet das auf den Daten Ihres Unternehmens basierende LLM, um Ihnen relevante und personalisierte Vorschläge zu machen. Wenn Ihre Daten unstrukturiert, veraltet, ungenau oder sogar unzugänglich sind, kann Copilot nicht sein volles Potenzial entfalten – genau wie ein Flugzeug mit veralteter Technik und zu wenig Treibstoff nicht abheben sollte. Deshalb ist es wichtig, eine sichere und saubere Datenlandschaft zu etablieren, bevor Sie mit Copilot auf der Rollbahn stehen. Auch Microsoft benennt dieses Thema als primären Fokusbereich bei der Vorbereitung und spricht hier von der „Information Readiness“ des Unternehmens.

Das sollten Sie daher vor dem Start mit Microsoft Copilot checken:

• Wie sieht Ihre Informationsarchitektur aus? Gibt es dafür ein Konzept oder ist sie historisch gewachsen und sollte überarbeitet werden?
• Wer hat Zugriff auf welche Informationen? Wer kann Zugriff erteilen oder entfernen und sind diese Vorgänge auditiert?
• Wie werden Informationen strukturiert und klassifiziert? Ist eine Klassifizierung mit Maßnahmen zum Schutz der Daten gekoppelt?
• Wie ist der Lebenszyklus von Informationen prozessual geregelt? Wer stellt die Aktualität und Qualität von Daten sicher?

Bitte beachten Sie die Sicherheitshinweise!

Bei der Vorbereitung Ihrer Informationen auf die optimale und sichere Verarbeitung durch Copilot sind einige Handlungsfelder zu beachten. Dem Thema Governance sollten Sie allerdings besonders viel Aufmerksamkeit schenken. Um Ihnen den Start zu erleichtern, haben wir hier die wichtigsten Punkte zusammengefasst:

Zugriffsrechte

Einer der wichtigsten Themenbereiche ist die kontrollierte und strukturierte Vergabe von Zugriffsrechten. Seien es selbstverwaltete Mitgliedschaften in Microsoft Teams oder das unkontrollierte Teilen von Dokumenten oder Freigabelinks im Unternehmen („Oversharing“): All dies kann einzelnen Personen schnell Zugriff auf Daten gewähren, die eigentlich nicht für sie zugänglich sein sollten. Diesen personenspezifischen Zugriff nutzt dann auch die KI zur Bearbeitung der Anfragen. Vordefinierte und automatisierte Prozesse sowie regelmäßige Audits können hier Abhilfe schaffen. Außerdem erhöhen passgenau zugeschnittene Zugriffsrechte auch die Qualität des generierten Ergebnisses. Informationen, die nicht relevant sind und daher nicht zum Kontext passen, werden nicht analysiert. Sie können somit das Resultat auch nicht „verwässern“ oder falsche Ergebnisse liefern.

Datenklassifizierung

Eine unternehmensweite Datenklassifizierung unterstützt ebenfalls bei der Strukturierung von Daten und Zugriffen. Die Klassifizierung kann sowohl manuell durch die Anwender:innen als auch automatisiert durch voreingestellte oder trainierbare Identifikationsmerkmale vergeben werden. Gekoppelt mit technischen Maßnahmen zum Schutz vor Datenverlust (Data Loss Prevention) kann hier zum Beispiel festgelegt werden, dass Informationen mit einer bestimmten Klassifizierung nicht oder nur mit bestimmten Personengruppen geteilt werden können. Somit werden sie dann auch nur bei den berechtigten Anwender:innen für KI-generierte Ergebnisse genutzt.

Lebenszyklus der Daten

Insbesondere bei unternehmensweit zur Verfügung gestellten Informationen (z. B. Unternehmensvorstellung, Produktbeschreibungen, Marketinginformationen u. ä.) ist es wichtig, dass sie sowohl initial als auch kontinuierlich auf Qualität und Aktualität geprüft werden. Wann ist eine Information „ready“ für das Unternehmen? Und wann ist sie „outdated“? Automatisierte Prozesse, die den Lebenszyklus Ihrer Daten in den verschiedenen Phasen beschreiben, helfen dabei, dass Ihren Anwendern und somit auch Copilot korrekte und nützliche Informationen zur Verfügung stehen. Von der Erstellung über die Genehmigung zur Veröffentlichung bis hin zur Archivierung oder Löschung sorgen vordefinierte Regeln und Verantwortlichkeiten für einen sauberen Datenstrom.

All diese Themen sollten generell beim Datenmanagement berücksichtigt werden. Durch die Verfügbarkeit von LLMs erhält die KI-gestützte und automatisierte Sammlung von Informationen jedoch ein ganz neues Gewicht. Daher sollten entsprechende Anpassungs- oder Neugestaltungmaßnahmen rund um das Thema Datenmanagement frühzeitig und proaktiv geprüft und geplant werden.

Wenn Sie sich für Microsoft 365 Copilot interessieren, Unterstützung bei der Optimierung Ihrer Informationsarchitektur oder bei Governance-Fragen suchen, tauschen Sie sich gerne direkt mit Dr. Jens Neuser und seinen Kolleg:innen aus: Hier können Sie Kontakt mit ihnen aufnehmen.