Komplexität als Werkzeug nutzen: 3 Business Cases

Das Problem steigender Komplexität ist allgegenwärtig: Unternehmen stehen einer zunehmenden Flut an Informationen und Daten gegenüber. Die digitale, globalisierte Welt lässt immer mehr Entscheidungsoptionen und Variablen zu. Folglich werden Produkte, Regularien, Prozesse und IT-Landschaften immer komplexer.

Wer kennt es nicht: Ein Zuviel an Komplexität schafft Unübersichtlichkeit, macht handlungsunfähig, sorgt für kontinuierliche Verteuerung – und führt sogar zu größerer Angreifbarkeit, Stichwort Cyberattacken. Diverse Studien belegen, dass Komplexität daher wann immer möglich reduziert werden sollte – das gilt zum Beispiel für Lieferketten, im Geschäftsleben und in Bezug auf Cybersicherheit. Die Suche nach einfachen Lösungen für komplexe Herausforderungen wird zum heiligen Gral der heutigen Zeit!

Allerdings schafft so manche Lösung, die Komplexität reduzieren soll, oft noch mehr Komplexität an anderer Stelle. Beispiel Controlling: Die im Unternehmen über die Jahre gewachsenen Excel-Lösungen werden in einem großen Change-Projekt durch standardisierte Tools ersetzt. Diese sind durch ihre Einheitlichkeit zuerst deutlich weniger komplex – doch oft stellt sich nach und nach heraus, dass sie nicht alle fachlichen Anforderungen abbilden. Die Folge: Sie werden sukzessiv durch neue Excel-Lösungen erweitert – und am Ende ist die Gesamtkomplexität höher als zuvor.

Was wäre, wenn wir, statt nur Komplexität reduzieren zu wollen, diese bewusst einsetzen und sie als Werkzeug, als Hilfsmittel nutzen? Wir schauen uns im Folgenden drei Beispiele aus unserem Projektalltag an, die zeigen, wie dieser bewusste Auf- und Abbau von Komplexität im Unternehmenskontext gelingen und konkret aussehen kann:

1. Variantenmanagement im Automobilsektor: Welche Teile brauche ich?

Fahrzeuge sind ein komplexes Produkt und gerade im Premiumsegment hochgradig individuell. Die Kombinationen der verschiedenen angebotenen Funktionen (z. B. Tempomat, Abstandshalter, aber auch Ausstattungsvarianten wie Sport- oder Lederpakete) erfordert entsprechend viele Varianten der dafür notwendigen Bauteile. Die Variantenvielfalt ist komplex. Gleichzeitig kommen mit jeder neuen Funktion neue Kombinationsmöglichkeiten und Teilevarianten hinzu. Dadurch steigen die Kosten für die individuelle Fertigung und die Häufigkeit der Verbauung jeder einzelnen Variante sinkt.

Für eine zukunftsgerichtete Bewertung von Varianten sind viele Herausforderungen zu bewältigen. Diese gehen über die klassischen Datenanalysen wie Verbauraten und Deckungsbeiträge historischer Fahrzeugprojekte weit hinaus und umfassen auch die Bewertung des strategischen Nutzens angebotener Funktionen oder Innovationen sowie Prognosen, welche Märkte mit welchen Varianten am besten bedient werden.

In unseren Projekten gehen wir dabei in drei Schritten vor:

• Status-quo-Analyse: Welche Varianten sind vorhanden? Welche werden in welchem Kontext benötigt?
• Potenzialanalyse: Wo lassen sich Varianten einsparen? Wo deckt eine bestehende Variante mehrere Funktionen ab?
• Monitoring: Wie lassen sich die Verbesserungen durchführen und wie wird deren Wirksamkeit gemessen und bewertet?

Durch gezieltes Tracking und den Vergleich mit historischen Daten lassen sich Prognosen für optimierte Variantenportfolios finden. Beispielsweise kann ein Simulationsmodus eine detaillierte Planung ermöglichen und zukünftige Produkte in Abhängigkeit der bereits bestehenden Varianten und der damit verbundenen Prozessschritte und Kosten entwickeln. Die Komplexität wird dadurch nicht reduziert. Sie bietet aber die Grundlage, um alle relevanten Faktoren zu berücksichtigen – was nicht zuletzt für den Einsatz von KI-basierten Methoden unabdingbar ist – und in den relevanten Fragestellungen entscheidungsfähig zu bleiben.

2. IT-Infrastruktur in die Cloud: Ja oder nein?

Die Komplexität wird bei historisch gewachsenen IT-Landschaften mit der Zeit sichtbar, wenn Anwendungen und Systeme immer vielschichtiger werden. Eine Cloud-Migration kann dann oft Abhilfe schaffen: Die zunehmende IT-Komplexität wird aus dem eigenen Unternehmen ausgelagert. Dabei nimmt die Komplexität unter der Oberfläche zu, da bei Cloud-Lösungen letztendlich mehr Unternehmen bzw. Lösungsanbieter beteiligt und mehr aufeinander aufbauende Services involviert sind. Der praktische Nutzen liegt darin, dass ein Unternehmen viele spezifische und mit Aufwand verbundene Aspekte an externe Consultants und Entwickler:innen auslagern kann.

Hier wird also die Komplexität bewusst erhöht, um das Gesamtsystem zu verbessern und die Komplexität im eigenen Unternehmen beherrschbarer zu machen. Finden wir diese Situation vor, beraten sich unsere Kolleg:innen mit den Expert:innen aus dem IT Consulting, ob die Cloud-Migration tatsächlich Abhilfe schafft und wie sie in diesem Fall gestaltet werden kann.

Wie im ersten Beispiel gehen wir in drei Schritten vor:

• Status-quo-Analyse: Wie sieht die aktuelle IT-Infrastruktur aus?
• Potenzialanalyse: Welche Migrationsmöglichkeiten gibt es und welche Vorteile bieten sie?
• Monitoring: Wie lässt sich im laufenden Betrieb pragmatisch in die Cloud migrieren, wie können Lösungen on-premises weitergeführt werden und wie hybrid?

3. Unternehmensplanung und -controlling: Zu jeder Zeit handlungsfähig bleiben

Controlling ist hochkomplex: Es gibt unüberschaubar viele Abhängigkeiten, interne Verrechnungsschlüssel und -logiken. Um als Mensch den Überblick behalten zu können, sind die Planungsprozesse im Unternehmen oftmals davon losgelöst. Sie müssen manuell erfolgen, z. B. in der Absatz-/Umsatzplanung. Das ist mit viel Aufwand verbunden und macht es nahezu unmöglich, bei unvorhergesehenen Ereignissen schnell zu reagieren, beispielsweise bei ausbleibenden Lieferungen oder steigender Nachfrage.

Wenn die Komplexität im Controlling reduziert wird, lässt sich die Planung direkt darauf aufsetzen. Durchgehend automatisierte Prozesse ohne System- und Medienbrüche werden dann möglich und erlauben eine aktuellere Planung und schnellere Reaktionsfähigkeit. Auch hier empfiehlt sich ein dreistufiges Vorgehen:

• Status-quo-Analyse: Wie werden Controlling und Planung aktuell gesteuert, welches verborgene Wissen wird verwendet? Was ist der Kosten-Nutzen-Faktor jeder berechneten KPI?
• Potenzialanalyse: Welche Daten lassen sich übergreifend nutzen und welche Prozesse verzahnen?
• Monitoring: Welche Teilprozesse sind obsolet, welche KPIs können entfallen? Welche Planungsstände müssen revisionssicher sein, und wie reagiert man in Echtzeit auf neue Informationen?

Mithilfe von maßgeschneiderten BI-Lösungen, KI-basierten Prognosen und flexiblen Tuning-Möglichkeiten kann sich so das Unternehmen bereichsübergreifend auf die wirklich relevanten Aspekte der Planung konzentrieren. Dabei ist die Komplexität für jeden Anwendungsfall auf das notwendige Minimum reduziert und lässt sich sowohl von den Controlling- als auch von den Fachabteilungen beherrschen.

Machen Sie Komplexität zu Ihrer Verbündeten!

Statt Komplexität als eine Art unausweichliches Naturphänomen zu bekämpfen, lässt sie sich gezielt nutzen. Oft ist sie sogar notwendig, um alle relevanten Aspekte Ihrer Geschäftsmodelle berücksichtigen zu können. Mit dem richtigen Überblick über komplexe Strukturen und Prozesse und den richtigen Werkzeugen zur Steuerung gewinnen Sie Ihre Handlungsfähigkeit zurück. Als Nebeneffekt steigern Sie auch Ihre Chance, vielleicht doch eine ganz einfache Lösung für das komplexe Problem zu finden.

Welche Gedanken und Fragen haben Sie zum Thema Komplexität? Tauschen Sie sich dazu gerne direkt mit mir und meinen Kolleg:innen aus: Hier können Sie Kontakt mit uns aufnehmen.